Wynajem długoterminowy (Full Service Leasing)

Wynajem długoterminowy to nowoczesne rozwiązanie, skierowane do tych firm, które chcą użytkować samochody za stałą ratę miesięczną, zawierającą koszt finansowania, ubezpieczenia, likwidacji szkód komunikacyjnych, asisstance, przeglądów i napraw serwisowych, samochody zastępcze, wymiany opon oraz karty paliwowe. Okres trwania umowy  wynosi najczęściej od 2 do 5 lat, choć możliwe są inne rozwiązania. Z wynajmu mogą korzystać wszystkie firmy, niezależnie od ilości samochodów i wielkości firmy. Zakres usług jest dopasowany do potrzeb i wymagań każdej firmy.

Zalety wynajmu to: stała, niezmienna, miesięczna stawka wynajmu przez cały okres trwania umowy, brak wpłaty własnej oraz konieczności inwestowania własnego kapitału na zakup pojazdów. Finansowany jest rzeczywisty spadek wartości samochodu w trakcie trwania umowy (a nie całkowita wartość zakupu nowego auta), obowiązuje stała stawka ubezpieczeniowa przez okres trwania kontraktu, brak ryzyka związanego z utratą wartości pojazdu czy problemami przy sprzedaży i wymianie samochodów firmowych.

Outsourcing daje klientom więcej czasu na koncentrację na właściwej działalności firmy, redukuje ryzyko związane z użytkowaniem pojazdu oraz zapewnia stałe koszty, wygodne przy planowaniu i przygotowywaniu budżetów. Firma Car Fleet Management to jeden kontakt i jeden numer telefonu, zastępujący kontakt z wieloma dostawcami - producentami, firmami ubezpieczeniowymi, paliwowymi etc.

Przy wyborze partnera CFM przedsiębiorca powinien przede wszystkim zwrócić uwagę na zakres oferowanej usługi i jasne zapisy umowne. Z uwagi na wielowymiarowość i elastyczność produktu, można tu stworzyć wiele rozwiązań – znacznie różniących się ceną i zakresem opieki – jak najlepiej dopasowanych do specyfiki floty klienta. Jak w wielu innych sytuacjach, podejrzanie niska cena, wyraźnie odbiegająca od poziomu rynkowego, powinna budzić obawy o możliwość wywiązania się potencjalnego partnera z umowy. Równie istotne jest zwracanie uwagi na doświadczenie firmy CFM, szczególnie w zakresie obsługi wielu marek samochodów.

Optymalizacja zarządzania flotą a outsourcing

Koszty zarządzania samochodami firmowymi można ograniczyć. Według danych firm członkowskich PZWLP, wprowadzenie w samodzielnie zarządzanej flocie przedsiębiorstwa programów oszczędnościowych, skutecznej kontroli, szkoleń oraz sprawnego raportowania, może ograniczyć miesięczne wydatki o 5-10%. Jeszcze skuteczniejszym sposobem, który pozwala zaoszczędzić 10-20%, jest powierzenie zarządzania flotą zewnętrznemu dostawcy – firmie Car Fleet Management.

Największą grupę wydatków na flotę – około 57% – stanowią koszty amortyzacji pojazdów i zakupu paliwa. Wysoka amortyzacja wpływa na obniżenie wartości księgowej aut i wyższą wartość ich odsprzedaży. W przypadku zużycia paliwa – najprostszym, dostępnym od ręki i mało absorbującym firmę sposobem na ograniczenie spalania nawet o 10-20%, są szkolenia z eko-jazdy. Oszczędności przyniesie również – przy wyższych przebiegach – wybór silników diesla do floty przedsiębiorstwa.

Jazda ekologiczna to również jazda bezpieczna. Udział kierowców flotowych w innego rodzaju szkoleniach – z bezpiecznej jazdy – nie tylko obniża liczbę i skutki wypadków, ale pozwala negocjować stawki ubezpieczeń za samochody, ponieważ towarzystwa ubezpieczeniowe tworzą oferty po gruntownej analizie szkodowości floty danego klienta. Ubezpieczenia stanowią 13% kosztów utrzymania parku pojazdów.

Kolejne elementy składowe wydatków na flotę to: po 12% – koszty kredytu oraz przeglądów i wymiany opon, a także podatki i koszty administracyjne, które łącznie obejmują 6% wydatków.

Wykres 1. Części składowe kosztów utrzymania dla floty liczącej 50-100 samochodów. Źródło: LeasePlan

Kluczowy audyt

Jednym z istotnych elementów analizy wydatków jest audyt całkowitego kosztu posiadania (utrzymania) parku pojazdów – z ang. Total Cost of Ownership (TCO).

TCO obejmuje wszystkie nakłady, zarówno koszty bezpośrednie, jak i pośrednie. W przypadku wewnętrznego działu zarządzania flotą, największą część kosztów stanowią: utrzymanie pracowników, okresowe szkolenia, stałe koszty funkcjonowania (czynsz, sprzęt biurowy i oprogramowanie IT, meble, zużywana energia itd.) oraz wydatki innych działów  przedsiębiorstwa, nie związanych bezpośrednio z samochodami firmowymi. Do tej grupy należą: księgowość, administracja, HR, zarząd, a także – okresowo – zewnętrzni audytorzy.

Wynik analizy TCO pozwala użytkownikowi floty nie tylko poznać realne wydatki i swoje słabe punkty, wymagające uszczelnienia kontroli lub zmiany procedur. Jest również podstawą do analizy bilansu potencjalnej współpracy z firmą CFM.

Optymalizacja kosztów

W analizie kosztów często pomija się najcenniejszy zasób, czyli czas poświęcony administrowaniu flotą przez managera. W przypadku małych firm jest to zwykle prezes, który powinien przecież skupiać się na głównej działalności firmy, szczególnie w warunkach kryzysu. Współpraca z firmą CFM pozwala zaoszczędzić cenny czas, przenieść na jednego kontrahenta odpowiedzialność za pełną mobilność floty, zminimalizować zakres rozliczeń i negocjacji oraz liczbę faktur. Istotna jest też możliwość załatwienia wszystkich spraw w jednym miejscu. Niższe są także ceny aut, ponieważ firmy oferujące wynajem długoterminowy dzięki dużym zamówieniom otrzymują od producentów samochodów rabaty, sięgające 20%. Wszystkie elementy oferty są dostosowane do potrzeb klienta i nie zawierają dodatkowych, rzadko wykorzystywanych usług.

Wykres 2. Podmioty, z którymi w ramach zarządzania flotą negocjuje i współpracuje Fleet Manager.